Financiële administratie / Office Manager (24-32 uur)

Over Maasstad Ingenieurs

Maasstad Ingenieurs is een ambitieus ingenieursbureau dat opdrachtgevers in de energie-, infra- en industriesector ondersteunt bij complexe technische vraagstukken. Met onze expertise in technisch management, systems engineering en inbedrijfstelling leveren wij oplossingen voor onder andere de energietransitie en infrastructuurvernieuwing.

Wij werken met een compact team van betrokken professionals vanuit Rotterdam, bij de klant en vanuit huis. Samenwerking, kennisdeling en ontwikkeling staan centraal.

De Maasstad filosofie

Binnen Maasstad Ingenieurs werken wij volgens de Semco-filosofie. Dit betekent dat vertrouwen, verantwoordelijkheid en eigenaarschap centraal staan.

Je krijgt de ruimte om je werk zelf in te richten, zowel qua werktijden als werkplek. Vakantie stem je af op basis van verantwoordelijkheid in plaats van formele goedkeuring. Tegelijkertijd vraagt deze vrijheid om afstemming met collega’s en bewust handelen binnen de kaders van de organisatie.

Die kaders zijn helder en worden bepaald door wet- en regelgeving, financiële continuïteit en het gezamenlijke belang van het team. Binnen die grenzen is er veel ruimte om initiatief te nemen en verbeteringen door te voeren.

Ons uitgangspunt is eenvoudig: eerst de mens, dan de klant en daarna het rendement. Wij zijn ervan overtuigd dat een organisatie optimaal functioneert wanneer mensen met plezier en verantwoordelijkheid hun werk doen.

Over de functie

Als Financieel Administratief Medewerker en Office Manager vervul je een centrale rol binnen de organisatie. Je bent verantwoordelijk voor de financiële administratie, ondersteunt HRM-processen en zorgt ervoor dat de kantoororganisatie soepel en gestructureerd verloopt.

Je fungeert als spil binnen Maasstad en bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s bij administratieve en financiële vraagstukken. Daarnaast draag je actief bij aan het borgen van arbo- en complianceverplichtingen en signaleer je tijdig risico’s richting het management.

Gezien de aard en centrale positie van de functie verwachten wij dat je overwegend vanuit ons kantoor in Rotterdam werkt.

Werkzaamheden

Financiële administratie

Je verzorgt de volledige financiële administratie, inclusief debiteuren- en crediteurenbeheer, facturatie en het opstellen van financiële rapportages. Je levert de benodigde gegevens aan voor de salarisadministratie en neemt op termijn de uitvoering daarvan zelfstandig over. Daarnaast ondersteun je bij inkoopprocessen, waaronder het opstellen en verwerken van inkoopopdrachten.

Kantoorbeheer

Je coördineert de dagelijkse kantooractiviteiten, beheert facilitaire zaken en kantoorvoorraden en onderhoudt contacten met leveranciers en dienstverleners.

HRM-ondersteuning en arbo en compliance

Je houdt personeelsdossiers actueel en signaleert verlopen certificaten en identificatiebewijzen. Je verwerkt ziek- en herstelmeldingen en onderhoudt contact met arbo-ondersteuners, waarbij je toeziet op naleving van verplichtingen zoals de Wet verbetering poortwachter. Je ondersteunt de preventiemedewerker operationeel, bijvoorbeeld bij de RI&E en opvolging van acties. Daarnaast signaleer je afwijkingen en risico’s op het gebied van arbo, personeelsadministratie en interne procedures en escaleer je deze tijdig richting management.

Communicatie en coördinatie

Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij administratieve en financiële vragen en zorgt voor heldere interne communicatie. Vanwege je centrale rol en de noodzaak tot afstemming met collega’s en management werk je overwegend vanuit kantoor.

Samenwerking en ontwikkeling

Je werkt nauw samen met management en collega’s en draagt actief bij aan het verbeteren en professionaliseren van processen en de verdere ontwikkeling van de organisatie.

Wie ben jij?

Wij hechten veel waarde aan houding en gedrag. Vakinhoudelijke kennis is belangrijk, maar jouw manier van werken en samenwerken is doorslaggevend.

Je bent proactief, accuraat en neemt verantwoordelijkheid. Je ziet wat er moet gebeuren en handelt daarnaar. Je werkt gestructureerd, houdt overzicht en communiceert helder met verschillende stakeholders.

Daarnaast beschik je over MBO of HBO werk en denkniveau, bij voorkeur in een financiële of administratieve richting. Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie en ervaring met Exact online of een vergelijkbaar systeem. Je bent analytisch sterk, werkt systematisch en hebt gevoel voor prioritering en organisatie.

Wat bieden wij?

Je krijgt direct een vast contract en een salaris tussen € 2.800 en € 4.200 bruto per maand op basis van fulltime. Daarnaast ontvang je 8 procent vakantiegeld, hanteren we een additionele maandelijkse inzet vergoeding van 5% en bieden wij een pensioenregeling waarbij wij 50 procent van de premie betalen.

Je krijgt een opleidingsbudget van € 2.000 per jaar, met mogelijkheid tot uitbreiding. Je werkt in een open en informele omgeving met korte lijnen en ruimte voor initiatief.

Interesse?

Ben jij klaar om een centrale rol te vervullen binnen een groeiende organisatie en bij te dragen aan verdere professionalisering, dan komen wij graag met je in contact.

Neem contact op via recruitment@maasstadingenieurs.nl of laat je gegevens achter, wij nemen contact met je op.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld, CV’s die ongevraagd worden aangeleverd door uitzend- en detacheringsbureaus zullen als een directe sollicitatie worden behandeld.